Cómo se mueve un avión
Analogías y conceptos aeronáuticos sobre productividad personal.
En el mundo de la aviación existe un principio conocido como la "Regla 1-en-60", que dice que un error de 1 grado en el rumbo de un avión hará que pierda su objetivo por 1 milla por cada 60 millas voladas.
O dicho en simple, que desviaciones pequeñas en el rumbo de un avión son amplificadas en tiempo y distancia.
O más simple aún, que un pequeño desvío en el viaje puede representar un error mayor en el futuro.
Ahora considera este mismo principio de la aviación pero aplicado al viaje que significa cultivar una vida productiva:
Hoy estás en una posición inicial, o punto A, y tienes un objetivo deseado para el futuro, una meta a largo plazo, o punto B. Según las condiciones actuales, estableces el rumbo necesario para ejecutar la trayectoria desde el punto A al B.
Pero dicha trayectoria ha sido definida en función de la información disponible hoy. ¿Qué pasa si las condiciones cambian (como seguramente lo harán)? Quizás la dirección o rumbo de tu viaje (productividad) se desviará, tal vez por 1 grado al principio, quizás 2 grados o más después. Con el tiempo, como dice la Regla 1-en-60, esta pequeña divergencia puede generar una desviación mayor conforme más distancia recorramos y más tiempo pase si no realizamos un ajuste en el rumbo.
O sea, este principio transmite la importancia de corregir el rumbo —o productividad— en tiempo real a medida que avanzamos hacia un objetivo.
La Regla 1-en-60, no obstante, hace responsable al Piloto de dicha desviación.
¿Pero qué pasa si el problema está en el funcionamiento del propio Avión, o en el Ingeniero aeronáutico que estudia, diseña y optimiza la navegación?
Lo que hace el Piloto, el Avión y el Ingeniero
En una interesante analogía, el youtuber Ali Abdaal plantea un modelo de productividad basado en estos tres componentes de la aviación —el Piloto, el Avión y el Ingeniero—, pues:
El trabajo del Piloto es establecer el rumbo del viaje. En el caso de la productividad personal, definir las metas y la dirección para alcanzarlas. El Piloto decide lo que debemos hacer cada día. Ali piensa que debiéramos pasar alrededor del 10% de nuestro tiempo siendo el Piloto, quizás cuando comenzamos el día por la mañana y planificamos la jornada.
Durante el resto del día debiéramos operar como el Avión, que ejecuta las órdenes del Piloto, lo que implica básicamente tres cosas: (a) despegar con seguridad, (b) no desviarse del rumbo y (c) aterrizar con seguridad. Ali plantea la analogía del Avión con los hábitos productivos. Quizás a la mayoría de nosotros nos cuesta iniciar las tareas (el despegue), o bien mantener la atención (el rumbo) y no distraernos (desviarnos). Ali dice que deberíamos pasar cerca del 85% de nuestro tiempo siendo el Avión.
Durante el 5% del tiempo restante debiéramos ser el Ingeniero, quien estudia, diseña y mantiene todo lo necesario para que Piloto tenga un buen desempeño y el Avión opere con la mayor eficiencia durante el viaje. En el caso de la productividad personal, ser Ingeniero significa, por ejemplo, aprender a gestionar listas de tareas, organizar el calendario, optimizar flujos de trabajo en las aplicaciones que usamos, etc. Todo para que nuestro trabajo sea más fácil y rápido.
Así pues, en productividad personal el Piloto se asegura de que nuestro resultado/producto sea útil y se alinee con nuestros objetivos, el Avión se encarga de la cantidad o alcance de dicho resultado/producto, mientras que el Ingeniero ayuda a que todo el proceso se realice de la forma más eficiente posible.
O sea, una forma de "aterrizar" (pun intended) los posibles problemas de productividad personal es reflexionar sobre el agente principal de nuestro desempeño: ¿estamos siendo un mal Piloto, Avión o Ingeniero? Quizás el Avión anda perfecto —nos organizamos bien, sabemos concentrarnos— pero el Piloto no es claro definiendo las tareas que debemos cumplir. O quizás el Piloto y el Avión funcionan bien, pero el Ingeniero falla en implementar técnicas o aprender habilidades que nos permitan trabajar mejor.
Yo pienso que tanto la Regla 1-en-60 y la analogía aeronáutica de Ali Abdaal son comparables a tres conceptos diferentes pero que muchas veces usamos indistintamente: eficacia, efectividad y eficiencia.
Por un lado, la eficacia tiene que ver con la capacidad de generar el efecto o resultado deseado. Si, por ejemplo, un medicamento busca reducir la presión arterial en un hipertenso, y lo consigue, entonces es eficaz.
Pero lograr el objetivo puede no ser suficiente (necesariamente). Siguiendo con el ejemplo, si el medicamento para el hipertenso es eficaz, pero para que funcione debe tomarse cada dos horas, en presencia de un doctor y sin consumir alimentos —estoy inventando—, entonces el medicamento no es tan bueno. Puede cumplir su objetivo de reducir la presión arterial —es eficaz—, pero no podríamos decir que es efectivo, porque ninguna persona se sometería a un tratamiento tan exigente.
Así, al elegir entre dos soluciones con niveles similares de eficacia, tiene sentido elegir la más efectiva.
Sólo una vez que encontramos una solución eficaz (que cumpla el objetivo) y efectiva (que lo haga de forma correcta o adecuada) podemos buscar formas de hacerla más eficiente.
La eficiencia, definida por la RAE como la "capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos", se refiere a hacer las cosas de la forma más económica en términos de tiempo, energía y/o dinero. La eficiencia ayuda pues puedes tener una solución eficaz y efectiva a un problema, pero cuyo proceso se realice de forma ineficiente.
Luego, retomando la analogía aeronáutica, el Avión debe ser eficaz, es decir, realizar el trayecto entre los puntos A y B. Por otro lado, el Piloto debe ser efectivo, definiendo el rumbo correcto. Finalmente, el Ingeniero debe ocuparse de la eficiencia en el viaje.
Nuevamente, ¿qué debes atender para mejorar tu productividad? ¿Eficacia, efectividad o eficiencia?
En este artículo Shane Parrish reflexiona sobre el clima laboral moderno:
"Muchas organizaciones están obsesionadas con la eficiencia. Quieren asegurarse de que todos los recursos se utilicen al máximo de su capacidad y que todos corran cada minuto del día haciendo algo. Contratan consultores expertos para detectar el más mínimo olor a desperdicio. Como individuos, muchos de nosotros también estamos obsesionados con el espejismo de la eficiencia total. Programamos cada minuto de nuestro día, nos enorgullecemos de renunciar al descanso y nos reprochamos el más mínimo momento de distracción. Vemos el dormir, la enfermedad y el burnout como debilidades, e idolatramos a quienes parecen nunca sucumbir a ellos. Este punto de vista, sin embargo, no reconoce que la eficiencia y la eficacia no son lo mismo."
Te invito a leer mis columnas Por el control del tiempo y Buenos procrastinadores que llegan a la misma conclusión de Shane: la eficiencia es la enemiga.
Porque en nuestra cultura que idolatra el trabajo hacer las cosas de forma eficiente (en el menor tiempo, por ejemplo) no nos ha conseguido más tiempo de ocio o menos tiempo trabajando, sino todo lo contrario: caer en la ilusión de que siendo eficientes podemos hacer siempre más, y que podemos hacerlo todo.
Por eso es importante la distinción entre eficacia, efectividad y eficiencia. O entre el Piloto, el Avión y el Ingeniero que participan en tu navegación productiva.
Para terminar, una reflexión de Epicteto (¡de hace 1.800 años!) para cuando los viajes sencillamente no salen como uno espera. Porque uno puede tener "bajo control" al Piloto, al Avión y al Ingeniero, y planificadas las posibles correcciones usando la Regla 1-en-60, pero en la experiencia final participan, como en todo viaje, agentes que escapan de nuestra esfera de control.
"Es como planificar un viaje por mar", nos dice Epicteto. "¿Qué puedo hacer? Puedo elegir al capitán, los marineros, el día, el momento adecuado. Pero una tormenta viene sobre nosotros. En este punto, ¿qué me preocupa? Mi parte ya está hecha."
O sea, debemos concentrarnos en lo que controlamos y aceptar lo que no.